Nu aveţi timp să respiraţi? Atunci creaţi-vă un program organizat

O mulţime de muncă cu toţi avem şi suntem mereu că suntem foarte ocupaţi, dar faptul este că noi suntem agitaţi mai degrabă decât a fi efectivi. Deci, preluaţi controlul programului dvs. şi stăpâniţi timpul

Lumea poate fi împărţită, în mare, în două tipuri de oameni: reactivi – cei care răspund la mediu şi proactivi- cauzează mediului pentru a răspunde la ei. Aceia care sunt reactivi aşteaptă să se întâmple ceva: cineva care să îi ajute, primirea de e-mailuri la care sunt obligaţi să răspundă sau şeful care le cere rezultate. Cei proactivi sunt iniţiatori, ei sunt cei care decid pentru ei înşişi ceea ce este cu adevărat important, cei care îşi împart timpul şi care se concentrează asupra problemelor pentru a obţine cele mai bune rezultate.

Faptul este că tot mai mulţi angajaţi sunt din grupul reactiv şi grupul de angajaţi proactivi nu face rău. În multe cazuri, lucrătorii sunt reactivi, mai degrabă decât a pune umărul când este criză în companie , reacţionează doar în cazuri de urgenţă ca stingerea foculului şi fac tot ce pot pentru a ajuta. Problema este că după ce urgenţă a fost tratată şi entuziasmul dispare, lucrătorul reactiv se întoarce să aştepte în linişte următorul eveniment care l-ar face să sară în picioare. Angajaţii proactivi sunt complet diferiţi. Ei nu lasă lumea să dicteze ordinea de zi cu cerinţe diferite sau cereri ciudate. Ei controlează propriul lor program şi se asigură în mod organizat şi sistematic. Au stabilit propriile obiective şi rezultate la care aspiră şi în cele din urmă ei împart timpul disponibil pentru a realiza proiectul care le aduce rezultatele dorite.

Oamenii de succes, cei mai eficienţi şi productivi sunt cei care îşi planifică singuri această săptămâna. Dacă aplicaţi aceste sfaturi, veţi deveni mai productiv foarte repede – în beneficiul dumneavoastră şi în beneficiul afacerii dumneavoastră:

1.Timp pentru planificarea săptămânală: doriţi să începeţi fie mai productiv? Începeţi prin a vă oprin din orice faceţi acum şi planificaţi săptămâna viitoare. Pentru a fi super-eficienţi, alocaţi acelaşi interval de timp în fiecare săptămâna pentru planificarea săptămânală. De exemplu: petreceţi orele târzii de joi pentru încheierea această săptămâna şi cartografiaţi datoriile restante, iar primele ore de duminică pentru a planifica săptămâna viitoare.

2.Utilizaţi liste: Du-te la lista de sarcini (infinită, ştim cu toţii)care este recomandată pentru a crea o serie de alte liste. Lista persoanelor – această listă va cuprinde persoanele cu care va trebui să va întâlniţi, cărora să le trasaţi task-uri sau să faceţi follow-up şi aşa mai departe. Lista de persoanelor este mai importantă decât o lista standard de sarcini, deoarece conţine lista cu întâlniri sau ce discuţii trebuie să aveţi pentru a promova sarcinile. Listele suplimentare pot, de exemplu, să fie pentru urmărire task-uri,urmărire proiecte şi în special o listă de sarcini periodice (cum ar fi actualizarea proiectelor).

3.Rezervaţi timp în calendar pentru obligaţia privată: Cei mai mulţi oameni cred că au nevoie să specifice obligaţiile de jurnal mai mult decât întâlnirile. Adevărul este că, dacă vreţi să ridicaţi nivelul de eficientă, trebuie să desemnaţi un calendar pentru activităţile dumneavoastră singur. Asiguraţi-vă că dedicaţi o perioadă de timp suficientă pentru cel mai important lucru care trebuie făcut în această săptămâna. Rezervaţi timp pentru a discuta cu clientul, cel pe care l-aţi evitat o lungă perioada de timp. Luaţi-va timp pentru a realiza studii de piaţă. Aceste sarcini sunt la fel de importante că şi întâlnirile, în special în momentul în care programul vă face proactiv pentru persoanele reactive.

4.Programaţi o pauză: Studiile arată că dacă lucrezi prea multe ore la un moment dat scade productivitatea. Un pui de somn în timpul zilei poate afecta drastic nivelul de concentrare şi eficientă. Sună scandalos să dormiţi în timpul zilei? Oamenii de ştiinţă spun că somnolenţa combătută cu cofeină nu te face mai eficient ci doar mai obosit seara – şi au, de asemenea,instrucţiuni destul de precise: cei care lucrează la locuri de muncă regulate zi de zi până la orele 20 trebuie să se odihnească timp de 30 minute în intervalul 13:00 -15: 00 când eşti oricum lipsit de vlagă. Trebuie să vă organizaţi timpul corect şi cu siguranţă veţi găsi timp pentru a dormi un pic în timpul zilei. Căutaţi un un loc liniştit, poate la birou cu uşa închisă sau în sala de conferinţe abandonată, setaţi alarma şi închideţi ochii. Chiar dacă sunteţi în imposibilitatea de a dormi într-adevăr, odihniţi-vă şi respiraţi profund aproximativ 20 de minute pentru a face loc de muncă.

5.Nu agreaţi orice solicitare: Pentru majoritatea dintre noi există o nevoie puternică de a fi plăcut de alţii. Acest lucru se traduce într-o nevoie prin care suntem de acord cu orice cerere din partea unui coleg sau client. Trebuie să analizaţi cu atenţie fiecare cerere şi să înţelegeţi implicaţiile programului pentru a efectua alte sarcini noi stabilite pentru această săptămâna. Desigur, există bun simţ, dar dacă am detectat un conflict între cerere şi angajamentele noastre atunci luaţi în considerare un răspuns negativ.

În concluzie, este important să va amintiţi că dacă sunteţi ocupat nu înseamnă, de asemenea, că sunteţi eficienţi. A fi productiv înseamnă a efectua misiunile care aduc rezultatele cele mai importante şi semnificative. Nu ezitaţi să alocaţi timp acum pentru a fi un instrument util şi eficient mai târziu.